Współpraca z biurem rachunkowym jest często reklamowana jako sprawdzony, niezawodny sposób na rozwianie wszelkich wątpliwości związanych z prowadzeniem firmowej księgowości. Korzysta z niej wiele firm. Propozycja biur tego rodzaju jawi się jako atrakcyjna przede wszystkim dla tych podmiotów, które dopiero zainaugurowały działalność gospodarczą, okazuje się jednak, że opcję tę wykorzystują także największe korporacje. Najtrudniejsze są początki, warto więc postawić sobie pytanie o to, jak powinna wyglądać relacja na linii firma-biuro rachunkowe, aby można ją było uznać za wzorcową.
Zakres działania definiujący współpracę
Biuro rachunkowe kojarzy się nam przede wszystkim z podmiotem odpowiedzialnym za prowadzenie ewidencji dla celów podatkowych. Zakres współpracy z nim może być jednak znacznie szerszy. Można korzystać także z profesjonalnego doradztwa biznesowego, biuro może reprezentować firmę, w postępowaniach podatkowych, które się właśnie toczą, a do tego może korygować popełnione wcześniej błędy. Pracownikom biura rachunkowego powierza się także obsługę programów online wykorzystywanych w firmie do wykonywania operacji księgowych oraz prowadzenie dokumentacji odnoszącej się do sprawnego funkcjonowania działu kadr. To biuro może też odpowiadać za przygotowywanie i weryfikowanie umów cywilnoprawnych oraz opracowywanie audytu w firmie.
Oczywiście, mówiąc o zakresie usług biura rachunkowego należy pamiętać, że jest on starannie i szczegółowo opisywany w zawartej z nim umowie. Zwykle może być przedmiotem negocjacji w momencie jej podpisywania, nic nie stoi przy tym na przeszkodzie temu, aby rozszerzać go już w trakcie współpracy uzupełniając umowę o odpowiednie zapisy. Nie można wymagać od pracownika biura świadczenia usług, które nie zostały wcześniej zakontraktowane. Domaganie się realizowania tego, co zostało objęte umową jest jednak wskazane.
Znaczenie mądrego wyboru
O to, aby współpraca firmy i biura rachunkowego dobrze się układała, należy zadbać jeszcze przed podpisaniem umowy. Nie można zapominać o tym, że poszczególne instytucje mają różne standardy usług. Już na etapie poszukiwań najlepszego podmiotu dobrze jest więc zorientować się, co jest nam w stanie zaproponować dane biuro. Czynnikiem mającym wpływ na decyzję o skorzystaniu z usług konkretnego podmiotu, nie powinna być wyłącznie ich cena, choć trudno nie zgodzić się z tym, że ma ona duże znaczenie. Znacznie cenniejszy jest szeroki zakres wsparcia merytorycznego, jakie może być nam zaoferowane oraz rzetelność samego biura, która powinno robić wszystko, aby świadczone przez nie usługi rzeczywiście znajdowały się na jak najwyższym poziomie.
Jeśli dążymy do tego, aby nasze relacje z biurem były określane mianem wzorowych, z odpowiednim wyprzedzeniem przeanalizujmy też kwestie związane z dostępnością dokumentacji. Bywa przecież tak, że niektóre dokumenty muszą pojawić się w biurze natychmiast, a opieszałość może mieć określone konsekwencje prawne.
Biuro w organizacjach branżowych
Skoro zależy nam na tym, aby nasza przyszła współpraca z biurem rachunkowym nie budziła zastrzeżeń, powinniśmy w szczególny sposób zainteresować się tymi podmiotami, które należą do organizacji branżowych. W Polsce najwyżej cenione jest Stowarzyszenie Księgowych, zwłaszcza że przynależność do niego jest możliwa jedynie w odniesieniu do tych podmiotów, które spełniają pewne wymogi. Jeszcze przed podpisaniem umowy dotyczącej współpracy warto zainteresować się, jaka jest wysokość tak zwanej sumy gwarancyjnej. Termin ten jest stosowany, gdy pojawia się konieczność określenia tego, jaka jest maksymalna kwota, jaka może być wypłacona, gdy, z różnych przyczyn, będziemy domagać się odszkodowania. Błędy się zdarzają, a sama ich obecność nie musi wcale przekreślać współpracy pod warunkiem, że naszym partnerem jest podmiot, który jest w stanie wziąć za nie odpowiedzialność. Nie powinno więc zaskakiwać to, że wysoka suma gwarancyjna działa na naszą korzyść. Im więcej kwestii zostanie doprecyzowanych przed inauguracją współpracy, tym bardziej komfortowo będzie ona przebiegać.
