Zdecydowana większość firm podejmujących decyzję o zmianie biura odpowiedzialnego za prowadzenie ksiąg rachunkowych decyduje się na ten krok z początkiem roku obrotowego. W takim przypadku obowiązkiem dotychczasowego biura jest przygotowanie sprawozdania finansowego, nowe biuro rozpoczyna zaś prowadzenie ksiąg bez obaw o konieczność realizacji zaległych zobowiązań. Sytuacja zaczyna się komplikować w momencie, w którym do zmiany biura dochodzi w ciągu roku. Decyzja taka może być podjęta z wielu powodów i w każdym wypadku nakłada na nowe biuro rachunkowe nietypowe zobowiązania.
Bazy danych i ich znaczenie
Jednym z największych wyzwań, przed jakim staje nowe biuro rachunkowe jest przeniesienie danych, które dotyczą minionych miesięcy roku obrotowego. Idealną jest sytuacja, w której zarówno dotychczasowe, jak i obecne biuro korzystają z tego samego programu księgowo-finansowego. W takim przypadku mamy do czynienia z pełną automatyzacją procesu przekazania baz danych i ten nie zajmuje więcej niż kilkunastu minut. Na szczęście, nawet korzystanie z innych programów nie komplikuje przesadnie tego procesu. Dane posiadane przez dotychczasowe biuro są uważane za takie, których charakter jest jedynie informacyjny. Gdy pojawia się konieczność ich skorygowania, nowy podmiot realizuje ją na bieżąco wprowadzając stornujące dokumenty korygujące. Dzięki temu poprzednie biuro nie jest już angażowane w proces korekty.
Umowa – o tym pamiętaj
Gdy dochodzi do zmiany biura rachunkowego w trakcie roku obrotowego często okazuje się, że największym wyzwaniem nie jest wcale przekazanie baz danych. Już na etapie tworzenia kontraktu z nowym podmiotem konieczne jest przywiązywanie dużej wagi do czytelności i poprawności kolejnych zapisów umowy zwłaszcza, gdy w grę wchodzi zakres odpowiedzialności nowego biura oraz to, w jakim tempie i czasie realizowane będą prace związane z przejmowaniem ksiąg. Umowa powinna też w czytelny sposób definiować to, w jaki sposób nastąpić ma przenoszenie danych i jak ma wyglądać procedura związania ze składaniem korekt rozliczeniowych odnoszących się do poprzednich okresów. Założenia takiej nowej umowy mają ogromne znaczenie nie tylko dla klienta, ale również dla biura przejmującego zobowiązania swojego poprzednika. Zaskoczeniem nie powinno być więc to, że nowe biuro może domagać się wglądu w dokumentację dotyczącą nie tylko kilku ostatnich miesięcy.
Kwestie związane z reprezentacją
Nawiązywanie współpracy z nowym biurem w czasie trwania roku obrotowego zmusza do szczególnie starannej troski o daty związane z obowiązywaniem umów o świadczenie usług księgowych. Przyjmuje się, że porozumienie z nowym biurem powinno wejść w życie po tym terminie, w którym rozwiązano wcześniejszą umowę. Brak zachowania tej zasady utrudnia rozstrzyganie kwestii związanych z reprezentowaniem klienta. Ma to szczególnie duże znaczenie w przypadku relacji z organami skarbowymi. Jeśli biuro współpracujące do tej pory z firmą posiadało upoważnienie do tego, aby w jej imieniu składać dokumenty, dobrze jest samodzielnie zatroszczyć się o to, aby urząd skarbowy dowiedział się o zmianie organizacyjnej, jaka właśnie miała miejsce. Przezorność pozwoli zaoszczędzić sporo czasu i uchroni właściciela firmy przed niepotrzebnymi nerwami.
Przekazanie dokumentacji
Ważną kwestią, której znaczenie jest niemożliwe do przecenienia, jest również przekazanie dokumentacji. Dziś zdecydowana większość dokumentów znajdującej się w systemie obowiązuje w formie elektronicznej, nie można więc zapomnieć o tych rozwiązaniach, które gwarantują integralność systemów informatycznych. Nie wystarczy możliwość otworzenia przekazanych dokumentów. Należy zagwarantować również nowemu biuru opcję wykorzystania danych elektronicznych w jego pracy. Niektóre biura uważają, że skoro dysponują własnym systemem informatycznym, nie można od nich oczekiwać wydania bazy elektronicznej, ale jedynie wydruków. Warto jednak pamiętać, że jest to tłumaczenie pozbawione uzasadnienia. Oczywiście, przejmowanie samych danych jest dość złożonym procesem. Nie może nastąpić z dnia na dzień, o czym dobrze jest pamiętać już na etapie konstruowania umowy.
